Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 % (w/m)

Bolder Group est un prestataire de services fiduciaires et corporatifs très respecté, servant des familles ultra-fortunées du monde entier. Nous recherchons une personne qualifiée pour renforcer notre équipe de gestion de bureau. Réceptionniste / Assistant(e) / Responsable de la gestion de bureau 80 - 100 % (h/f) Tâches

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Organiser les appels Teams
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Modérer les appels Teams lors des réunions internes, savoir utiliser toutes les fonctionnalités de Teams, y compris le partage d’écran, l’utilisation des fonctions de transcription de Teams.
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Capacité à planifier efficacement les réunions depuis Outlook, savoir utiliser les fonctionnalités d’Outlook, telles que l’assistant de planification
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La connaissance de Nav1 et/ou SharePoint est un plus
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Être à l’aise avec les logiciels et désireux d’apprendre de nouveaux logiciels
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Être le visage principal à la réception, faire en sorte que les visiteurs se sentent bien accueillis, préparer café, eau, etc. et accompagner les clients vers les salles de réunion
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Maintenir les salles de réunion
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Organiser tout le courrier entrant (y compris le tamponnage, la commande de coursiers et le transfert du courrier aux clients) Maintenance des équipements de bureau (imprimantes, machine à café, destructeur de documents, etc.)
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Maintenir la cuisine
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Assurer le bon déroulement des appels téléphoniques
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Photocopie, numérisation et complétion de documents
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Rapport des dépenses, réservation des frais de voyage, petite caisse
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Planification et organisation des rendez-vous et des déplacements
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Gestion de la correspondance en allemand et en anglais
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Organisation des légalisation / apostilles
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Soutien aux événements de l’entreprise, planification des réunions sur site et hors site
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Organisation des places de parking
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Apporter le courrier quotidiennement au bureau de poste à 17h15 Votre profil
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Personne dynamique, capable de gérer un environnement de travail international au rythme soutenu
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Autonome, initiant proactivement les tâches de manière indépendante et prête à être opérationnelle immédiatement
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Solides compétences Microsoft (Outlook, Teams, PowerPoint et Excel de base)
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À l’aise avec l’informatique et ouverte à la maîtrise de nouveaux logiciels
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Capacité à prioriser les tâches
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Personne organisée avec un système pour suivre les tâches
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Discrète
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Motivée
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Capacité à travailler en collaboration au sein d’une équipe ainsi qu’en autonomie
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Excellentes compétences en allemand et en anglais (écrit et oral) ; d’autres langues seraient un plus Ce que nous offrons : Un environnement de travail international dynamique et des conditions d’emploi et avantages très attractifs. Intéressé(e) ? Nous attendons votre lettre de candidature accompagnée d’un CV avec photo. Bolder Trustees (Switzerland) AG Lindenstrasse 16 6340 Baar Madame Nadejda Krastanova