Receptionist 80% (m/w/d)

Die Oettinger Davidoff Gruppe mit einem Umsatz von über einer halben Milliarde Schweizer Franken und über 4'000 Beschäftigten auf der ganzen Welt kann ihre Wurzeln bis ins Jahr 1875 zurückführen und ist bis heute ein eigenständiges Familienunternehmen. Sie widmet sich der Herstellung, der Vermarktung, dem Vertrieb und dem Detailverkauf von Premium-Zigarren, Tabakprodukten und Accessoires. Das Geschäft mit Premium-Zigarren umfasst die Marken Davidoff, AVO, Camacho, Cusano, The Griffin's, Private Stock, Zino und Zino Platinum. Die Oettinger Davidoff Gruppe vertreibt zudem in mehreren Ländern in Generalvertretung zahlreiche Marken. Das Unternehmen ist stark in der «Crop-to-shop»-Philosophie verwurzelt und verfolgt damit den Ansatz der vertikalen Integration, von den Tabakfeldern in der Dominikanischen Republik und in Honduras bis zum weltweiten Netzwerk von 65 Davidoff Flagship Stores/Satellites und starken Vertragshändlern in über 130 Ländern.
Receptionist 80% (m/w/d)
Verantwortungsbereiche

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Empfang und Telefonzentrale: Begrüssung von Kunden und Mitarbeitenden; Annahme, Priorisierung und Weiterleitung von eingehenden Anrufen

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Verwaltung von Poolfahrzeugen: Organisation der Fahrzeugreservationen und Parkplätzen am Hauptsitz

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Verwaltung von Büromaterial: Bestellung, Lagerhaltung und Ausgabe von Büromaterial; Sicherstellung einer kontinuierlichen Verfügbarkeit

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Postbearbeitung: Frankierung, Versand und interne Verteilung der ein- und ausgehenden Post sowie Bearbeitung von Kuriersendungen

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Bearbeitung von Eigenbedarf-Bestellungen der Mitarbeitenden: Prüfung der Bestellanfragen, Weiterleitung an die zuständigen Stellen sowie Nachverfolgung bis zur Abholung durch die Mitarbeitenden

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Kontierung und Kontrolle aller FM-relevanten Rechnungen; enge Abstimmungen mit der Kreditorenbuchhaltung zur korrekten und fristgerechten Verbuchung

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Badge-Verwaltung: Ausgabe und Verwaltung provisorischer Badges, Führen entsprechender Listen sowie Überwachung der Rückgaben
Qualifikationen und Erfahrung

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Abgeschlossene Kaufmännische Lehre (z. B Kauffrau/Kaufmann EFZ)

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Gute MS-Office-Kenntnisse

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Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse. Französisch- und/oder Spanischkenntnisse von Vorteil

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Freundliches Auftreten, Organisationstalent und Diskretion

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Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise

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Erfahrungen mit interner Kommunikation und Kundenkontakt

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Kenntnisse in der Organisation kleiner Events oder interner Schulungen

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Sicherheit im Umgang mit Telefonanlagen und Postbearbeitungssystemen

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Hohe Sozialkompetenz und Freude am Umgang mit Menschen

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Schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität im Alltag
Wir bieten Ihnen

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Ein agiles, stabiles und international anerkanntes Familienunternehmen

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Einen modernen, auf dem neuesten Stand der Technik befindlichen Arbeitsplatz im Maison Davidoff, mit einer voll ausgestatteten Cafeteria sowie Garten, und nur wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof Basel entfernt, inklusive zahlreichen Verpflegungsmöglichkeiten in der Nähe

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Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld mit modernen Arbeitsmitteln

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Attraktive Arbeitsbedingungen, wie zum Beispiel flexible Arbeitszeiten und bis zu zwei wöchentliche Home-Office-Tage (sofern es die jeweilige Position zulässt); fünf Wochen Ferien pro Jahr

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Attraktive Mitarbeiterrabatte für unsere Produkte