United Nations Institute for Disarmament Research recrute un(e) Assistant d'équipe a Geneva. L'Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est une institution autonome de l'ONU dédiée à la recherche sur le désarmement et la sécurité internationale. Rejoignez un environnement dynamique qui valorise la paix et la durabilité.
des candidatures est le 29 mai 2026. La clôture des candidatures est à minuit, heure de Genève. Veuillez noter
Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous êtes retenu pour la suite du processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire. Ce poste est a pourvoir rapidement. Candidatez sans tarder.
TACHES
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Rédiger des correspondances et produire des documents complexes. •
Organiser l'information pour les rapports et les réunions.
COMPETENCES
COMPETENCES
en gestion de bureau et support administratif. •
Capacité à travailler en équipe et à planifier efficacement. Contexte
L’Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est un institut autonome financé sur une base volontaire au sein des Nations Unies. L’un des rares instituts de politique publique au monde axés sur le désarmement, l’UNIDIR génère des connaissances et promeut le dialogue et l’action en matière de désarmement et de sécurité. Basé à Genève, l’UNIDIR aide la communauté internationale à développer des idées pratiques et innovantes nécessaires pour trouver des solutions aux problèmes de sécurité critiques. Responsabilités
Dans les limites de l’autorité déléguée, l’Assistant d’équipe sera responsable des
TACHES
suivantes :
Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et autres communications ; utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et rapports complexes. •
Surveille les processus et calendriers liés aux résultats, produits et
TACHES
de l’unité ; le cas échéant, aide à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents requis, approbations et signatures afin d’assurer la conformité aux
EXIGENCES
légales, financières et autres pertinentes. •
Cherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de metier, études, briefings, réunions ou conférences. •
Génère divers rapports statistiques standard et autres rapports et ordres de metier, en utilisant différentes bases de données. •
Relit les documents et édite les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies de format. •
Initie le paiement des factures des contractants et surveille les paiements. •
Fournit un soutien secretarial, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités et conférences. •
Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant la technologie ou les logiciels appropriés. •
Maintient le calendrier ou les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate. •
Effectue des fonctions de saisie et d’extraction de données. •
Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; assure le suivi des actions en cours. •
Met à jour et maintient de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, dans la mesure du possible en formats électroniques ; gère les arrangements pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonne les arrangements d’expédition et les services de messagerie. •
Effectue des
TACHES
administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et présences, organisation de réunions et autres événements, réservations et suivi budgétaire) incluant la préparation et/ou le traitement des demandes ou documents administratifs (par exemple, réquisitions, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses et demandes de visa). •
Maintient les dossiers (papier et électroniques) et bases de données pour l’unité de travail. •
Aide à fournir un support logiciel et matériel de bureau. •
Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures de bureau généraux ainsi que sur les applications informatiques. •
Effectue d’autres
TACHES
assignées. Planning du travail proposé
Un plan de profession sera convenu dans les deux premières semaines du contrat. L’Assistant d’équipe aura des réunions régulières avec son supérieur hiérarchique direct afin de définir les
MISSIONS
dans le plan de travail et de suivre les progrès. L’Assistant d’équipe informera son supérieur hiérarchique direct et le personnel concerné en cas de problèmes concernant le respect des délais convenus. Indicateurs de performance
L’Assistant d’équipe sera évalué selon le plan de travail convenu et conformément aux directives d’évaluation de la performance du personnel de l’ONU. Tout le personnel de l’UNIDIR est tenu de démontrer les valeurs fondamentales de l’ONU. Les
COMPETENCES
requises pour ce poste sont :
COMPETENCES
professionnelle et une maîtrise du sujet ; consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérant face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes. •
Travail en équipe : Travaille en collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe. •
Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et
MISSIONS
prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le emploi ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement. •
Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
QUALIFICATIONS
et expérience
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis. Expérience
Une expérience dans le domaine de l’administration au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est souhaitable. •
Une expérience de l’utilisation d’un ERP dans une grande organisation est souhaitable. •
Une expérience dans la préparation et la rédaction de correspondance officielle est souhaitable. •
Une expérience dans la compilation de statistiques et la fourniture d’analyses, y compris par l’utilisation de logiciels de tableur tels que Microsoft Excel, est souhaitable. Langues
Pour cette perimetre, la maîtrise de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un
AVANTAGES
. Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation suivi d’un entretien basé sur les
COMPETENCES
. Déplacements
L’Assistant d’équipe peut être amené à se déplacer au cours de cette
MISSIONS
. Les dates et lieux seront déterminés lors de la mise en œuvre des projets concernés. L’Assistant d’équipe doit suivre le cours BSAFE de l’ONU (en ligne) ainsi que d’autres formations obligatoires. Des copies des certificats de réussite doivent être fournies à l’UNIDIR. Comment postuler
Pour postuler :
Le candidat doit soumettre :
MISSIONS
des candidatures est le 29 mai 2026. La clôture des candidatures est à minuit, heure de Genève. Veuillez noter
Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous êtes retenu pour la suite du processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire. Ce poste est a pourvoir rapidement. Candidatez sans tarder.
Profil recherché
légales, financières et autres pertinentes. •Cherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de metier, études, briefings, réunions ou conférences. •
Génère divers rapports statistiques standard et autres rapports et ordres de metier, en utilisant différentes bases de données. •
Relit les documents et édite les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies de format. •
Initie le paiement des factures des contractants et surveille les paiements. •
Fournit un soutien secretarial, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités et conférences. •
Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant la technologie ou les logiciels appropriés. •
Maintient le calendrier ou les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate. •
Effectue des fonctions de saisie et d’extraction de données. •
Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; assure le suivi des actions en cours. •
Met à jour et maintient de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, dans la mesure du possible en formats électroniques ; gère les arrangements pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonne les arrangements d’expédition et les services de messagerie. •
Effectue des